関数を使って何ができるのかをあらかじめ知っておくと効率的
ほとんどの事務作業ではマイクロソフトのエクセルというソフトが使われていますが、
このエクセルの関数機能を活用することによって業務を効率化することができます。
このエクセル関数には様々な種類のものがありますが、
実務でよく使われるものは限られていますので、
はじめにそれらを大まかに把握しておくことが得策です。
まず表内の合計を算出するSUM関数、平均を出すAVERAGE関数、
表の中から一番大きな値を出すMAX関数、小さな値を出すMIN関数、
ある条件を満たす値の個数を数えるCOUNTIF関数があります。
これは例えば1000より大きな数が表内にいくつあるのかを数えたりすることが可能です。
ある条件を満たす値だけを合計することができるSUMIF関数というものもあります。
また50より大きな値の場合はその隣に「〇」を付けるといった
条件に応じて処理を変化させるIF関数というものもあります。
この他にも、ある場所に商品コードを入れると、別の場所の商品一覧表から
その商品コードに該当する商品名や価格を取り出してくれる
VLOOKUP関数というものもあります。
このように関数の使い方の前に、
関数を使って何ができるのかをあらかじめ知っておくことで
事務作業で関数活用のアイデアがいろいろと浮かんできます。
またこれらの関数ですが、実務でよく使うものを覚えるには
テキストやパソコン教室という選択肢がありますが、
テキストは結構根気がいりますし、パソコン教室は通う手間や費用の問題があります。
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